宛名書きを依頼する前の準備

宛名書きを外注するとき、依頼前に何を準備しておけば良いのでしょうか。
特に初めての依頼時には、迷うことも多いものです。
この記事では、宛名書きの外注をスムーズに進めることができるよう、依頼前の準備についてまとめました。

宛名データの精査・表記ルールの確認

筆耕では、基本的に、入稿していただいた宛名データをそのまま書写します。
そのため、誤字脱字や旧住所が含まれていると、確認に時間を要したり、書き直しが発生する場合があります。

特に企業を対象としたリストでは、代表者の交代、オフィスの移転、統廃合などがないか、リスト内容が最新の情報であることを事前に確認しておくことが重要です。
また、リストは「郵便番号・住所・会社名・部署名・役職名・担当者名」のように順番を配慮して並べることで、代筆の際のミスが生じにくく、スムーズに書き進めることができます。

また、都道府県名の省略の可否、番地の書き表し方、法人格の略語の扱い等、表記についての社内ルールがある場合は、あらかじめ共有しておくことをおすすめします。

件数と納期は余裕を

一点一点手書きで仕上げるため、対応できる件数には限りがあります。
希望件数・納期・分納の可否などを早めに相談することで、無理のないスケジュールを組むことができます。
特に年末年始や式典シーズンは早めの相談がおすすめです。

支払い条件、個人情報の取り扱いなどを明確に

依頼前に、料金や支払い条件などを明確にしておくことは、後々のトラブル防止につながる重要な事柄です。
特に、少量の依頼の場合に、一定の手数料を設けている場合が多いため、事前に確認しておくことをおすすめします。

また、宛名データは重要な個人情報にあたるため、データの受け渡し方法、作業後のデータ・書き損じの扱い方などを、事前に確認しておくことが、安心につながります。

まとめ

丁寧な事前準備によって、筆耕士は本来の「書くこと」に集中することができ、スムーズな進行につながります。
宛名書き外注をご検討中の企業様の参考の一助になれば幸いです。